Het proces van factuurverwerking begint met Kofax Capture. Kofax Capture stuurt de scanner aan en herkent de aangebrachte barcodes. Hierdoor kunnen de documenten worden gescheiden en geplaatst worden in de database. De facturen kunnen ook worden verstuurd naar bedrijfsapplicaties zoals het financiële systeem.

Nadat Kofax Capture de documenten correct heeft gelezen worden de facturen doorgestuurd naar Kofax Transformation Modules. Deze software zorgt voor de herkenning van verschillende gegevens op de factuur. Hierbij valt te denken aan de naam van het bedrijf, bankrekeningnummers en ordernummers. Nadat alle gegevens correct zijn herkend worden de documenten doorgestuurd naar de relevante gebruiker of platform.

SharePoint is een platform ontwikkeld door Microsoft dat gebruikers de mogelijkheid biedt om online, via het intranet, informatie te delen binnen een organisatie. Met dit platform kan de digitale factuurverwerking worden beheerd. De verantwoordelijke voor de factuur krijgt een notificatie dat er een factuur klaar ligt om te accorderen. Vervolgens kan de financiële afdeling deze betaling inplannen, zonder dat de papieren factuur door heel het bedrijf heen moet.

Door dit proces te digitaliseren kan de tijd die werknemers besteden aan facturen worden teruggebracht. Doordat de facturen digitaal zijn gearchiveerd en het goedkeuringsproces nu digitaal wordt uitgevoerd raken er geen facturen kwijt. Betalingen kunnen sneller worden afgehandeld en er is een betere controle van factuurgegevens.