Kofax e-Transactions bestaat uit twee onderdelen. Dit zijn de verzendmodule die bij de leverancier wordt geïnstalleerd en de ontvangstmodule.

De verzendmodule vangt alle facturen bij de leverancier op en bekijkt welke bestemming ze hebben. Facturen voor ontvangers die niet geregistreerd zijn gaan verder als papieren factuur. De verzendmodule zorgt ervoor dat de overige facturen worden omgezet in het gewenste digitale formaat. Vervolgens worden de gegevens beveiligd en doorgezet naar de ontvanger.

De ontvangstmodule decodeert de factuur en stuurt deze verder voor factuurverwerking. Facturen die rechtstreeks digitaal worden aangeleverd (zonder tussenkomst van een verzendmodule) worden ook bij de ontvangstmodule opgevangen. Deze worden omgezet naar een leesbare image en worden eveneens doorgezet voor verdere verwerking.

Mijn Factuurregister is een op SharePoint ontwikkelde module voor het digitaal distribueren, accorderen en raadplegen van (e)facturen en factuurinformatie.

Na het scannen of importeren van de factuur en het automatisch toevoegen van de factuurinformatie wordt het bestand in SharePoint geplaatst. Collega’s die geautoriseerd zijn voor het in behandeling nemen van facturen, ontvangen een notificatie per mail zodra de digitale factuur ter beschikking is. De mail is voorzien van een automatische doorverwijzing naar de juiste factuurgegevens in Mijn Factuurregister.

Door middel van een selectieknop kan de behandelaar in Mijn Factuurregister aangeven of de factuur wel of niet akkoord is. Uitgaande facturen worden geregistreerd en wanneer een inkomende factuur akkoord is, dan wordt deze ter betaling aangeboden aan een betalingsgeautoriseerde collega.

De factuur wordt vervolgens opgenomen de monitor van Mijn Factuurregister. Door heldere grafische weergave is in één oogopslag duidelijk wat de status en het totaal is van de inkomende en uitgaande facturen. De grafische informatie is eenvoudig beschikbaar en toepasbaar voor financiële rapportage.

Mijn Factuurregister heeft standaard integratiemogelijkheden met Microsoft AX (Axapta), Microsoft Dynamics, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft NAV (Navision) en Exact Financials.

Het grote voordeel van Mijn Factuurregister is dat de informatie binnen SharePoint gecombineerd wordt met andere document- en informatiestromen (bijvoorbeeld emails, faxen, MS-Office bestanden, foto’s, PDF, XML).

Zo is alle relevante informatie van een crediteur, project, product of dienst, op één centrale locatie in SharePoint beschikbaar voor inzage.

Nadat Kofax Capture de documenten correct heeft gelezen worden de facturen doorgestuurd naar Kofax Transformation Modules. Deze software zorgt voor de herkenning van verschillende gegevens op de factuur. Hierbij valt te denken aan de naam van het bedrijf, bankrekeningnummers en ordernummers. Nadat alle gegevens correct zijn herkend worden de documenten doorgestuurd naar de relevante gebruiker of platform.

SharePoint is een platform ontwikkeld door Microsoft dat gebruikers de mogelijkheid biedt om online, via het intranet, informatie te delen binnen een organisatie. Met dit platform kan de digitale factuurverwerking worden beheerd. De verantwoordelijke voor de factuur krijgt een notificatie dat er een factuur klaar ligt om te accorderen. Vervolgens kan de financiële afdeling deze betaling inplannen, zonder dat de papieren factuur door heel het bedrijf heen moet.

Door dit proces te digitaliseren kan de tijd die werknemers besteden aan facturen worden teruggebracht. Doordat de facturen digitaal zijn gearchiveerd en het goedkeuringsproces nu digitaal wordt uitgevoerd raken er geen facturen kwijt. Betalingen kunnen sneller worden afgehandeld en er is een betere controle van factuurgegevens.